Seminar in Zusammenarbeit mit dem Archiv der Evangelischen Kirche im Rheinland

Das kirchliche Archivgut ist prinzipiell für jeden mit berechtigtem Interesse zugänglich. So sagt es das Archivgesetz der Ev. Kirche im Rheinland. Neben der Bewertung und Verzeichnung von kirchlichem Archivgut stellt die Bereitstellung der Archivalien für Benutzer die dritte Säule der Archivarbeit dar. Die Nutzung kann auf unterschiedlichen Wegen geschehen. Die beiden häufigsten Varianten sind die Bereitstellung von Archivalien für einen Nutzer im Lesesaal und die Beantwortung schriftlicher Anfragen. Beide Varianten erfordern in verschiedener Weise den Einsatz des Archivars / der Archivarin. Die bevorzugte Variante ist in der Regel die Vorlage von Archivalien für einen Nutzer im Lesesaal. Der Arbeitsaufwand ist so für den Archivar / die Archivarin geringer. Hier muss aber für adäquaten Arbeitsplatz und Aufsicht gesorgt werden. Außerdem sollte zuvor klar ausgehandelt werden, welche Regeln im Umgang mit Archivgut zu beachten sind, z. B. auch in Hinblick auf das Kopieren oder Abfotografieren.

Die Beantwortung schriftlicher Anfragen kann viel Zeit kosten und erfordert es häufig, sich erst einmal in komplexe historische Zusammenhänge einzuarbeiten. Der Vorteil ist, dass das wertvolle Archivgut nicht aus der Hand gegeben werden muss. Hier gilt es vor allem zu klären, wie viel Rechercheaufwand im Rahmen der eigenen (ehrenamtlichen) Tätigkeit vertretbar ist. Zum Spektrum der Nutzung von Archivgut gehören außerdem die Mitarbeit an Jubiläums- und Festschriften, Ausleihen von Archivgut für Ausstellungszwecke, sowie die Bereitstellung von Informationen im Internet.

Bei allen Formen der Nutzung stellt sich die Frage nach den Schutz- und Sperrfristen. Auch das Urheberrecht ist häufig berührt.

Da Archive sich heute zu einem großen Teil als „historische Dienstleister“ verstehen, ist der Servicegedanke im Archivalltag nicht zu unterschätzen. Die sichtbare Darstellung des Archivs nach außen kann das Ansehen und die Akzeptanz als unverzichtbaren Teil der Gemeinde- und Verwaltungsarbeit beträchtlich erhöhen. Dennoch darf der verantwortungsvolle Umgang mit dem Archivgut nicht vernachlässigt werden.

Fragen
Wem darf was vorgelegt werden?
Welche Fristen gilt es zu beachten?
Wie kann die Nutzung effizient organisiert werden?

Ziele
Kenntnis der archivischen und rechtlichen Grundlagen für die Nutzung von Archivgut
Konkrete Hinweise zur effizienten (Selbst-)Organisation beim Umgang mit Nutzungsanfragen

Zielgruppe
Ehrenamtliche und hauptberufliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in kirchlichen Archiven
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der gemeinde- und kreiskirchlichen Verwaltungsämter

Anmeldeschluss
27.10.2017