Frage: Gibt es Kommunalarchive mit Überlegungen oder Erfahrungen in der retrospektiven Ergänzung von Ratsinformationssystemen?
Erläuterung: Die meisten Kommunen nutzen elektronische Ratsinformationssysteme (RIS), um die Einladungen, Beschlussvorlagen, Protokolle usw. normiert zu erstellen und zu verbreiten. Sitzungstermine, Ratsbeschlüsse usw. werden – ggf. mit eingeschränkter Zugänglichkeit – im Intranet und online als Dienstleistung für die interessierte Öffentlichkeit zur Recherche angeboten. Die Archive, die die rechtskräftigen Ausfertigungen in Papierform aufbewahren, können solchen Bürgerservice nicht bieten. Der Erschließungsstandard in Kommunalarchiven reicht nicht aus, um den Archivnutzern Fundstellen aus Niederschriften \“auf Knopfdruck\“ zu präsentieren – und selbst bei tief erschlossenen Beständen führt der Weg dann trotzdem (zum Erstaunen der Archivnutzer) zu den Originalen im Aktenmagazin und nicht zu Volltext-recherchefähigen Dateien.
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung vorhandener Niederschriften aus der Zeit vor Einführung des RIS kommt hier die Überlegung auf, das in der Verwaltung genutzte System \“nach hinten\“ aufzufüllen und somit künftigen Nutzern die Recherche ohne Medienbruch zu ermöglichen. Kolleginnen und Kollegen, die sich an einem ähnlichen Punkt befinden oder bereits Erfahrungen haben, bitte ich um Kontaktaufnahme.
Vielen Dank!
Rose Scholl
– Stadtarchivarin –
Stadtarchiv Garbsen, Lehmstraße 1, 30826 Garbsen
Tel. 05131/4544-25, 26; Fax -27