Unter dem Titel „Archive im gesellschaftlichen Reformprozess“ sind nunmehr – als Beiband 9 zur Fachzeitschrift Der Archivar – die Referate des 74. Deutschen Archivtags 2003 in Chemnitz im Druck erschienen.
In der Gemeinsamen Arbeitssitzung, die von Angelika Menne-Haritz geleitet wurde, ging es um die Reform der Öffentlichen Verwaltung angesichts der neuen Entwicklungen der Informationstechnologie wie der bestehenden Sparzwänge. Moderne IT mache neue Kommunikationsstrukturen möglich und löse hergebrachte Vorstellungen von Hierarchie und Weisung auf. Verwaltungsbehörden müssten lernen, betriebswirtschaftlich zu denken und die Kosten ihrer Handlungen im Blick zu behalten. Gleichzeitig bestehe bei den Bürgerinnen und Bürgern ein wachsender Anspruch auf Selbstbestimmung und Eigenverantwortung. Diese Entwicklungen bewirken die Entstehung einer neuen Verwaltung, die sich als Dienstleistungsagentur versteht und die die Fähigkeit brauche, über ihre Entscheidungen Rechenschaft ablegen zu können.
In der Sektion „Verwaltungsreform und Überlieferungsbildung im Archiv“ wies Ulrich Nieß einleitend darauf hin, dass große Verwaltungsreformen etwa alle 25 bis 30 Jahre mehr oder weniger unangekündigt auftauchen, man aber nicht darauf spekulieren solle, dass der Elan der Reformen erlahme würde. Die Sorge vieler Verwaltungen und Archive angesichts der Herausforderungen resultiere zum einen daraus, dass die Archive selbst Objekte der Verwaltungsreform seien und sich auf organisatorische Veränderungen unter dem Diktat der Haushaltskonsolidierung einzustellen hätten. Zum anderen seien die Archive aber selbst gestaltende Subjekte der Reform, sofern sie ihrer Querschnittsaufgabe in der Verwaltung gerecht werden. Die Archive seien aufgefordert, eine aktive Strategie der Mitwirkung bei der Qualitätssicherung zur Überlieferungsbildung zu entwickeln. In einer Zeit, in der die klassischen Regeln des Geschäftsgangs aufgrund veränderter Organisations- und Kommunikationsstrukturen durch neue, eher amorph anmutende Formen ersetzt werden, müssten neue Standards für die Überlieferungsbildung festgelegt und umgesetzt werden.
In der Sektion „Neue Organisationsformen im Archivwesen“ griff Jürgen Rainer Wolf die Vorgänge im sächsischen Archivwesen auf, wo die Änderung des Archivgesetzes Teil des Verwaltungsmodernisierungsgesetzes sei. Zu den Vorbereitungen der Archivverwaltung auf das Ziel der Budgetierung zählte die Erstellung eines Produktkatalogs zur Einführung der Kosten-Leistungs-Rechnung. Der gesamte Veränderungsprozess wurde begleitet durch eine Befragung der Belegschaften und die Vorbereitung eines Leitbildes. Die in Reformdiskussion zu behandelnden Themenkomplexe fragen u.a. danach, wie die Funktionalreform mit den Archiven und ihren Verwaltungsstrukturen selbst umgeht, welche neuen Modelle in den Länderarchivverwaltungen diskutiert und erprobt werden, ob Verwaltungsmodernisierungen Auswirkungen auf Archivstandorte haben werden, wie sich die Gebietsreform für Länder und kommunale Selbstverwaltung auf die Organisation der Archive und ihre Standorte auswirkt, ob sich die Verbundlösungen zwischen Archiven unterschiedlicher Träger bewährt haben und ob es neue Ansätze zu größerer Effizienz und Ressourcenkonzentration gibt, ob Bündelungen mit anderen Kulturinstituten oder eine gemeinsame Aufgabenwahrnehmung ein zukunftsweisender Ansatz sind, ob Zwischenarchive benötigt werden und welche Erfahrungen mit ihnen bestehen, welche Rolle Immobilienmanagement künftig für das Funktionieren der Schriftgutverwaltung und die Archive spielt und welche Erfahrungen zu Ausgründungen und Privatisierungen vorliegen.
An die – angesichts unterschiedlicher Reformprozessziele komplizierte – Beantwortung dieser und weiterer Fragen machte sich auch die Sektion „Neue Dienstleistungen des Archivs“ unter der Leitung von Hartmut Weber. In der Verwaltungsreform stünden die Finanzziele im Mittelpunkt: die Aufgaben sollen mit weniger Aufwand wahr genommen werden, was bedeute: vor allem mit weniger Personal. Dienstleistungsqualität sei dennoch von den Archiven gefordert, die also wie die übrigen öffentlichen Dienstleister schneller und schlagkräftiger werden sollen, dabei zugleich Einsparpotentiale freisetzen. Dabei seien die Archive aber weit davon entfernt, mit ihren Dienstleistungen Einnahmen zu erzielen, die zur Deckung ihrer Aufwendungen wesentlich beitragen könnten. Sie seien vielmehr in einem Bereich angesiedelt, der durch Marktversagen gekennzeichnet ist. Bei dieser Sachlage müssten die Archive ein elementares Interesse haben, als nützlich empfunden zu werden. Sie seien daher gefordert, ihre Dienstleistungen am Bedarf der modernen Informations- und Wissensgesellschaft auszurichten, wie auch am Verhältnis von Aufwand und Nutzen. Dabei liege in der Wissensgesellschaft, aber auch in der Freizeitgesellschaft, ein Potential, Menschen für die Archive und ihre Leistungen zu interessieren, welche sich bisher nicht vorstellen konnten, ein Archiv zu betreten.
„Neue Anforderungen an Archivarinnen und Archivare“ thematisiert daher im Anschluss daran eine Sektion unter der Leitung von Jens Metzdorf, die auf die Erfahrungen von Archivarinnen und Archivare mit dem Reformprozess abhob. Die sich verändernden beruflichen Anforderungen – sowie die daraus folgenden Fragen der Ausbildung und nicht minder der Fortbildung – beschäftigten dabei Berufseinsteiger, wie auch erfahrene, aber immer häufiger überforderte Kolleginnen und Kollegen. Zunächst stellten Hartwig Walberg und Hans-Christian Herrmann als Referenten dieser Sektion einige generelle Fragen zum Berufsbild des Archivars, vor allem zur Aus- und Fortbildung im Wandel. Anschließend ging es mit dem Referat von Katharina Tiemann in die Praxis des noch nicht „erwachsenen“ Ausbildungsganges „Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste“.
Inhalt:
Eröffnung des 74. Deutschen Archivtags in Chemnitz
- Begrüßung
Professor Dr. Volker Wahl, Vorsitzender des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare 13 - Einladung zum XV. Internationalen Archivkongress 2004 in Wien
Evelyn Wareham, Sekretariat des ICA (Paris) 21
Grußworte
- Horst Rasch, Staatsminister des Innern des Freistaates Sachsen 23
- Berthold Brehm, Bürgermeister der Stadt Chemnitz 27
- Prof. Dr. Peter Csendes, Präsident des Verbandes österreichischer Archivare, 29
- Dr. Dieter Brosius, Vorsitzender des Gesamtvereins der deutschen Geschichts- und Altertumsvereine 30
Eröffnungsvortrag
- Meinhard Miegel
Verdrängte Wirklichkeiten – Die Lebenswelt der Deutschen 33
Gemeinsame Arbeitssitzung: Die Reform der öffentlichen Verwaltung
- Angelika Menne-Haritz
Einführung 49 - Klaus Lenk
eGovernment und Verwaltungsreform: Gemeinsame Ziele und gegenseitige Impulse 51 - Raimund Bartella
Das Leitbild „Stadt der Zukunft“: Eine neue Strategie für die Kommunen 63 - Rainer Ullrich
Verwaltungsreform in der Praxis – der Blick von außen. Erfahrungen eines externen Beraters 75 - Lars Nebelung
Zusammenfassung der Diskussion 85
Sektionssitzungen
Sektion I: Verwaltungsreform und Überlieferungsbildung im Archiv
- Ulrich Nieß
Einführung 87 - Thekla Kluttig
Länderübergreifende Überlieferungsbildung bei der Bundesanstalt für Arbeit – der Umbau beginnt? 91 - Barbara Hoen
Neue Anforderungen an die Archive bei der Überlieferungsbildung in elektronischen Systemumgebungen 99 - Margit Ksoll-Marcon
Standards für Dokumentenmanagementsysteme in der bayerischen Archivverwaltung 109 - Clemens Rehm
Verwaltungsreform und Bewertung. Ein gesellschaftliches Spannungsverhältnis 117 - Irmgard Christa Becker
Die Auswirkungen von SAP R 3/FI-ISPS auf die Überlieferungsbildung bei Akten aus der Finanzverwaltung 129 - Florian Gläser
Zusammenfassung der Diskussion 137
Sektion II: Neue Organisationsformen im Archivwesen
- Jürgen Rainer Wolf
Einführung 141 - Andreas Hedwig
Die hessischen Staatsarchive im Umbruch – die Auswirkungen der betriebswirtschaftlichen Neuen Verwaltungssteuerung 147 - Ulrike Höroldt
Archive in Bewegung? Zur Strukturreform des staatlichen Archivwesens in Sachsen-Anhalt 159 - Volker Jäger
Ein Zwischenarchiv der sächsischen Landesverwaltung im Kontext von Immobilienmanagement und archivischen Fachaufgaben 181 - Harald Stockert
Zwischenarchiv als strategische Chance für die archivische Zukunft im digitalen Zeitalter 189 - Henning Steinführer
Zusammenfassung der Diskussion 201
Sektion III: Neue Dienstleistungen des Archivs
- Hartmut Weber
Einführung 207 - Irene Gerrits
Neue Dienstleistungen für neue Kunden im Niederländischen Nationalarchiv 209 - Petra Rauschenbach
Auf dem Weg zum bedarfsgerechten Angebot: Retrokonversion von Findkarteien in der Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR (SAPMO) im Bundesarchiv 217 - Jörg Filthaut
Online-Benutzernavigation für genealogische Forschungen. Ein Optimierungskonzept für Benutzungsabläufe 221 - Katharina Ernst
Unterstützung der behördlichen Schriftgutverwaltung durch Onlinedienstleistungen der Archive 243 - Ilka Minneker
Zusammenfassung der Diskussion 259
Sektion IV: Neue Anforderungen an die Archivarinnen und Archivare
- Jens Metzdorf
Einführung 263 - Hartwig Walberg
Über den Tellerrand geschaut: Neue Strategien der Archivarsausbildung 271 - Hans-Christian Herrmann
Mehr Fortbildung zur Bewahrung archivischer Professionalität in einer älter werdenden Gesellschaft 285 - Katharina Tiemann
Ausbildungsberuf Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste: Eine Zwischenbilanz 299 - Thomas Kreutzer
Zusammenfassung der Diskussion 305
Sitzung der Fachgruppe 1: Archivare an staatlichen Archiven
Zentralisierung und Dezentralisierung. Aktuelle Organisationsänderungen im staatlichen Archivwesen
- Robert Kretzschmar
Einführung 311 - Lutz Schilling
Neustrukturierung der Staatsarchivverwaltung im Freistaat Thüringen 315 - Nicole Bickhoff
Neue Organisations- und Arbeitsformen in der Staatlichen
Archivverwaltung Baden-Württemberg 321 - Peter Klefisch
Organisationsuntersuchung des staatlichen Archivwesens
in Nordrhein-Westfalen und Planungen zu seiner Neustrukturierung 335 - Hans-Holger Paul
Verlängerter Arm der Verwaltung oder Häuser der Geschichte.
Staatsarchive zwischen Kosten-Leistungsrechnung und
Bürgerservice 345 - Robert Kretzschmar
Zusammenfassung der Diskussion 351
Arbeitskreis Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit
Abbild und Wirklichkeit. Fotografien in der historischen Bildungsarbeit der Archive
- Joachim Pieper
Einführung 355 - Sigrid Schneider
Abbild und Wirklichkeit – Fotografien und Geschichtsbilder 359 - Ludger Claßen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte…? Bildreproduktion und Bildredaktion im Verlag: Probleme, Chancen, Ziele 371 - Birgit Wanninger
Wunsch und Wirklichkeit. Die Nutzung von Bildersammlungen in Archiven durch die Presse 377 - Wolfgang Antweiler
Historische Fotos als Grundlage von zukunftsgerichteter Stadtplanung 383 - Joachim Pieper
Zusammenfassung der Diskussion 390
Forum Diplomarchivarinnen und Diplomarchivare. Das Berufsbild der Diplomarchivarinnen und Diplomarchivare (FH)
- Peter Halicska
Homo archivarius – Ein Exot in der Verwaltung 391 - Klaus Pradler
Präsentation des Berufsbildes auf Ausbildungsmessen 393
Forum Ausbildung Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste
- Angela Keller-Kühne
Der Arbeitskreis Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste im VdA: Aufgaben und Zielsetzung. Eine erste Bilanz in Zahlen und Fakten 399 - Michael Scholz
Zur Ausbildungssituation in den Neuen Bundesländern. Das Beispiel des Landes Brandenburg 409 - Reiner Kammerl
Die Ausbildung für den mittleren Dienst in Bayern. Eine Alternative zum dualen System? 417 - Ingrid Wichtrup
Die Karriereleiter erklommen oder im Aktenstaub versunken? Ausbildung und Berufsalltag einer Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv 425 - Christian Lein und Kristin Fischer
Lernen in Schule und Archiv. Vom Alltag eines Auszubildenden 435 - Angela Keller-Kühne
Zusammenfassung der Diskussion 438
Anhang
- Programm des 74. Deutschen Archivtags in Chemnitz 439
- Referenten, Sitzungsleiter und Berichterstatter 447
- Impressionen vom 74. Deutschen Archivtag 451
- Erklärung des Vorstands des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. vom 12. November 2003 (Fuldaer Erklärung) 461
Info:
Archive im gesellschaftlichen Reformprozess. Referate des 74. Deutschen Archivtags 2003 in Chemnitz,
Herausgegeben vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.; Redaktion: Robert Kretzschmar
Verlag Franz Schmitt Siegburg, 2004
ISBN 3-87710-244-1