Das Staatsarchiv Zürich unterstützt Gemeinden und Zweckverbände dabei, ihre Akten professionell abzulegen. Jetzt stellt das Staatsarchiv neue Musteraktenpläne zur Verfügung, in einem ersten Schritt für Schulgemeinden und reformierte Kirchgemeinden.
Das Zürcher Staatsarchiv übt die fachliche Oberaufsicht über die Archive der Gemeinden aus. Politische Gemeinden, Schul- und Kirchgemeinden wie auch Zweckverbände können das Beratungsangebot und die zahlreichen Hilfsmittel nutzen, die das Staatsarchiv zur Verfügung stellt, beispielsweise den «Leitfaden für Gemeindearchive». Seit den 1980er Jahren stellt das Staatsarchiv den Gemeinden auch sogenannte Musteraktenpläne zur Verfügung. Diese dienen dazu, die Ablage in den Gemeinden nachvollziehbar zu strukturieren und zu professionalisieren. Da Aktenpläne die aktuellen Strukturen und Aufgaben der öffentlichen Organe abbilden, bedürfen sie periodisch der Überprüfung – man denke beispielsweise an die Veränderungen, die mit dem neuen Volksschulgesetz auf die Gemeinden zugekommen sind.
Elektronische Ablage parallel zur Papierablage
Das Staatsarchiv hat daher beschlossen, nach und nach neue Pläne zur Verfügung zu stellen, die entlang den aktuellen Aufgaben der Gemeinden aufgebaut sind und dem neuesten Wissensstand entsprechen. Die neuen Musteraktenpläne sind prozessbasiert. Sie bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften) sowie das operative «Kerngeschäft» der Gemeinden (Schulbetrieb, Gottesdienst usw.) ab.
Mit dem 10. Juli 2013 werden die ersten neuen Musteraktenpläne zur Verfügung gestellt: Für Schulgemeinden sowie für reformierte Kirchgemeinden stehen ab heute auf der Website des Staatsarchivs die neuen Pläne als Excel- und PDF-Dateien bereit. Die gesamte Aktenplanstruktur ist auch als elektronische Ordnerstruktur abrufbar, damit die elektronische Ablage parallel zur Papierablage geführt werden kann.
Das Staatsarchiv Zürich würde die Nutzung des neuen Hilfsmittels durch die Gemeinden freuen. Ein geeigneter Anlass für eine Umstellung auf den neuen Aktenplan ist beispielsweise eine Gemeindefusion, der Beginn einer neuen Legislaturperiode oder eine größere Umstrukturierung in der Gemeindeverwaltung.
Die neuen Musteraktenpläne sind zu finden unter: http://www.staatsarchiv.zh.ch/internet/justiz_inneres/sta/de/gemeinden/musteraktenplaene.html.
Kontakt:
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Telefon +41 44 635 69 11
Fax +41 44 635 69 05
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Quelle: Kanton Zürich, Medienmitteilung der Direktion der Justiz und des Innern, 10.7.2013