Bericht über die 8. Arbeitstagung des Verbandes schleswig-holsteinischer Kommunalarchivarinnen und -archivare (VKA) in Rendsburg am 28.3.2007 zum Thema Fundraising
Archivarinnen und Archivare sind zumeist kreative Menschen, die viele Ideen für die Entwicklung der Archive und die Verankerung von Geschichtsbewusstsein in der Bevölkerung haben. Allerdings fehlt häufig Zeit, Personal und Geld, um die Ideen Wirklichkeit werden zu lassen. Um sich neue Handlungsspielräume zu erschließen beschäftigten sich die Archive in Schleswig-Holstein auf ihrer Tagung mit dem Thema Fundraising.
Als ersten Dozenten begrüßt die Vorsitzende des Verbandes Schleswig-Holsteinischer Kommunalarchivarinnen und Archivare, Frau Briel, Uwe Hanf von der Fachhochschule Potsdam, der über \“Fundraising ist Friendraising – Strategische Aspekte eines erfolgreichen Finanzierungskonzepts\“ spricht. Herr Hanf weist eingangs darauf hin, dass die Archive einen bedeutenden Beitrag für die Kultur leisten, der jedoch zu wenig bekannt sei und daher nicht richtig gewürdigt werde. Wie der Titel bereits aussagt, beschränkt er sich auf die grundsätzlichen strategischen Ziele. Fundraising ist die kontinuierliche und strategisch geplante Beschaffung von finanziellen Ressourcen, Sachwerten, Zeit und Know-How zur Verwirklichung von gemeinnützigen Zwecken unter Verwendung von Marketingprinzipien. Auf die Strategische Planung und aufs Marketing geht er im Folgenden näher ein. Es ist ein ergänzendes Finanzierungsinstrument, ein Kommunikationsinstrument und ein Marketinginstrument. Um es erfolgreich einzusetzen, muss man sich in Denken und Handeln des Adressaten hineinversetzen. Das Gesamtbudget setzt sich zusammen aus Zuwendungen von öffentlichen Institutionen, selbsterwirtschafteten Mitteln (Verkaufserlösen), Spenden von Privatpersonen und Sponsoring von Unternehmern. Dabei müsse man sich bewusst sein, dass ein Unternehmen niemanden fördert, weil es die Einrichtung gut und wichtig finde, sondern weil er sich etwas davon verspreche, gespendet werde hingegen, weil man die Einrichtung und ihre Arbeit gut finde. Spendeneinwerbung erfordert ein anderes Konzept als Sponsoring. Zur Strategie gehöre, dass man sich entscheidet, was man wolle, man könne nicht alle vier Aspekte wahrnehmen. Bei der Kommunikation sei nicht die Frage, wie kommen wir an Geld, sondern wie können wir andere für unsere Ziele und Aufgaben interessieren. Das sei für die Archive schwer, u.a. weil viele nicht wüssten, was ein Archiv ist und durch die Medien u. a. in den Krimis immer noch das Bild des verstaubten Archivs vermittelt werde. Hier müsse man daher erst kommunizieren, was ein Archiv sei, andere Einrichtungen hätten es einfacher, weil sie bekannt seien. Fundraising heiße auch, ein Netzwerk von Freunden und Unterstützern aufzubauen. Die Archive müssen sich fragten, wer ihre Stakeholder (Personen, die irgendwie Interesse an unserer Arbeit haben – Ansprech- bzw. Interessengruppen der Institution) seien, wie man diese bewerte, also welche Erwartungen wir an sie stellen und welche Mittel wir von ihnen erwarten können. Wir müssen uns bewusst machen, welche Einflussmöglichkeiten wir auf sie haben. Die Beziehungen zu ihnen müssen kontinuierlich gestaltet, institutionalisiert werden, es reiche nicht, nur bei Bedarf Kontakt aufzunehmen. Dabei soll man die überlall vorhandenen Gelegenheiten aktiv für Kontaktpflege nutzen und konkrete Vorschläge für Unterstützungen machen können. Die Person und die persönliche Beziehung sei der Schlüssel zum Erfolg, betonte Herr Hanf.
Ergänzend sprach Kai Kulschewski von der Fundraising Manufaktur Kiel über \“Freiwillige finden, fördern, führen\“ und \“Praktische Instrumente des Fundraising / Stiftungen in Schleswig-Holstein\“. Trotz des relativ geringen Fördervolumens von Stiftungen seien diese ein idealer Partner von innovativen Neuerungen. Sie seien mehr an der Förderung der Sache als an der Förderung des eigenen Erscheinungsbildes interessiert. Bevor man sich an Stiftungen wende, sollte man deren Förderrichtlinien und Programmschwerpunkte kennen und sich vorab erkundigen, ob das geplante Projekt überhaupt förderfähig sei. Nur Projekte, die genau ins Konzept der Stiftung passen, haben eine Chance. Vor der Antragstellung müsse auf jeden Fall eine Projektskizze vorliegen. Hier sollte u. a. dargelegt werden, welche Kompetenzen und Erfahrungen bei der beantragenden Organisation vorhanden sind, welche Kooperationspartner am Projekt beteiligt sind und wie die Gesamtfinanzierung aussehen solle.
Die Suche nach Freiwilligen für die Archivarbeit hat grundsätzlich Potential, denn 30 % der Bevölkerung ist an einem Engagement interessiert. Die Suche müsse gezielt und systematisch erfolgen. Die Zielgruppe sollte klar definiert werden, mit einem eventuell persönlich bekannten Vertreter dieser Zielgruppe sollte Kontakt aufgenommen werden, der dann unter Umständen auch nur als Multiplikator dienen könne. Interessierte müssten sich bei einer Werbung angesprochen fühlen. Sie müssten deutlich erkennen, welche Fähigkeiten Voraussetzung seien, wie viel Zeit investiert werden müsse und um welche Arbeiten es sich handele. Für die unterschiedlichen Wünsche der Ehrenamtler müssten Angebote mit unterschiedlich langem Arbeitseinsatz angeboten werden, neben langfristigen Aufgaben auch kurzfristige. Auch die Erwartungen der Freiwilligen seien zu berücksichtigen, Erfolgserlebnisse und Befriedigung, Weiterbildung oder soziale Kontakte können für sie im Vordergrund stehen. Auch Freiwillige müssten sich in den Arbeitsablauf integrieren und eine gewisse Verlässlichkeit bieten. Ein Bewerbungsgespräch eröffnet beiden Parteien die Möglichkeit zu klären, ob man zusammen passt.
Frau Dr. Annette Göhres vom Nordelbischen Kirchenarchiv sprach über \“Hygiene und Arbeitssicherheit im Archiv (TRBA 240)\“. Das Nordelbische Kirchenarchiv widmet sich seit der Frühpensionierung eines Mitarbeiters aufgrund mangelnder hygienischer Zustände intensiv dem Thema. Dabei bereiten nicht die eigenen Archivalien das Problem, sondern die kontaminierten Archivalien aus den einzelnen Pastoraten, die im Nordelbischen Kirchenarchiv aufbereitet werden. Diese Archivalien seien häufig verschimmelt. Trotz aller Hemmnisse erhielt das Archiv eigene Räume zur Zwischenlagerung dieses Archivguts sowie eine Werkbank zur Säuberung desselben. Obwohl der Arbeitgeber in der Pflicht sei, die Beschäftigten über die Gefährdung zu unterrichten und entsprechende räumliche Maßnahmen zu treffen – Schutzmaßnahmen an den Personen wird erst nachrangig betrachtet – machte das Archiv die Erfahrung, dass die Bauabteilung, der betriebsärztliche Dienst und die Arbeitssicherheit nicht genügend informiert waren, so dass das Archivpersonal sich selbst erkundigen musste, um seine Rechte durchzusetzen. Außer den räumlichen Maßnahmen im Kirchenarchiv verfüge es jetzt über zwei Kisten, in denen notwendige Ausrüstungsgegenstände für die Außenmitarbeiter zusammengefasst seien wie Handschuhe, Haarnetz, Kittel, Atemmaske u. a. Dazu gehöre auch ein Staubsauger mit entsprechender Filterklasse. Auf die Nachfrage, ob kleinere Archiv auch die Werkbank nutzen können, sah Frau Dr. Göhres nur organisatorische Hemmnisse, die sich aber lösen ließen.
Nach diesem vorgezogenen Beitrag stellten einige Archivarinnen und Archivare ihre eigenen praktischen Erfahrungen mit Projektfinanzierungen vor. In der Stadt Wedel wird dieses Jahr dem 400. Geburtstag des Barockdichters Johann Rist in einer umfassenden Veranstaltungsreihe gedacht. Frau Rannegger bat den Bürgermeister, bei seinen Terminen bei jeder passenden Gelegenheit auf Rist hinzuweisen. Als sehr förderlich erwies sich auch die Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsförderungsgesellschaft, die half, Kontakte zu den Firmen herzustellen. Mit der ZEIT-Stiftung konnte ein großer auswärtiger Sponsoren aquiriert werden.
Im Gemeinsamen Archiv des Kreises Steinburg und der Stadt Itzehoe liegt seit 15 Jahren der unbearbeitete Bestand des Ahlsen-Zementwerkes. Ohne Schwierigkeiten erhielt das Archiv für die Aufarbeitung der Quellen von dem Nachfolgerbetrieb, mit einem Muttersitz in der Schweiz dessen Produktionsort nunmehr in einer anderer Gemeinde liegt, 10.000 Euro als Spende. Die Sparkassenstiftung sagte dagegen leider eine Förderung ab mit dem Hinweis, in Itzehoe werde bereits das Museum in diesem Jahr unterstützt.
Im Kreis Stormarn können noch relativ einfach Gelder eingeworben werden, da eine regionale Stiftung u. a. die Heimatkunde unterstützt. Insgesamt war aber deutlich, dass – wie bei den Vorträgen bereits gesagt wurde – der persönliche Kontakt sehr wichtig ist. Es ist entscheidend, den richtigen Ansprechpartner in einer Einrichtung/Firma zu überzeugen.
Aufgrund der verbliebenen Zeit kürzte Herr Watzlawzik vom Kreisarchiv Stormarn seine Ausführungen zu \“Archivportale – neue Herausforderungen und Chancen für die Erschließung\“. Das Kreisarchiv Stormarn ist jetzt auch in www.Findbuch.net vertreten. Neben einer Minimierung bei Beratungs- und Betreuungsaufwand sei es dadurch auch einfacher möglich, potentiellen Aktenlieferanten die Bedeutung des Archivs darzustellen. Für Archive, die noch keine Software haben, sei es wichtig darauf zu achten nur internetfähige Programme zu beschaffen. Außerdem müssten Mindeststandards bei der Verzeichnung erfüllt werden, damit der Weg zu einem gemeinsamen Internetportal offen steht.
Ausführlich über die Tagung wird im Mitteilungsheft des VKA, das im Herbst 2007 erscheint, berichtet.
Almut Ueck