Die 57. Auflage der Fachtagung westfälischer Archivarinnen und Archivare, die am 15. und 16. März 2005 im Kongresshaus Bad Lippspringe vom Westfälischen Archivamt (WAA) in Münster ausgerichtet wurde, stand unter einem Oberthema, das zugleich mehrere Aspekte gegenwärtiger „Archivarbeit unter veränderten Rahmenbedingungen“ ansprechen sollte. Dabei berührte das Potpurri der Themen immer wieder rechtliche Fragen archivischer Tätigkeit und verwies damit über die alltägliche Praxis der einzelnen Archivarin und des einzelnen Archivars hinaus auf jene Grundlagenbereiche, die nur gemeinsam mit anderen Fachämtern oder in Kooperation mit anderen institutionellen Partnern umzusetzen sind: So referierte während der Arbeitssitzungen an den beiden Kongresstagen ein Unternehmensberater über das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF), erläuterte ein Vertreter der Paderborner Agentur für Arbeit die geltenden Regelungen bei der Nutzung von 1 Euro-„Jobbern“, behandelten je zwei Vorträge urheberrechtliche Fragen der Digitalisierung sowie die Probleme bei der Einführung neuer Musteraktenpläne für Kommunalverwaltungen.
Angesichts der Komplexität und auch der Aktualität mancher dieser Grundlagenthemen hatte der scheidende Ltd. Landesverwaltungsdirektor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (Abt. Kulturpflege), Wilm Brepohl, in seinem Grußwort zur Tagung zutreffend antizipiert, dass der 57. Westfälische Archivtag eher ein „Forum für den Erfahrungsaustausch als eine Plattform fertiger Archivkonzepte“ sein würde. Selbst der inhaltlich anregende Eröffnungsvortrag von Wulff E. Brebeck (Kreismuseum Wewelsburg) über den Gedächtnisort Wewelsburg machte deutlich, wie langwierig und schwierig die Erarbeitung und Umsetzung eines pädagogischen Programms für die angestrebte dokumentarische Dauerausstellung sein kann, wenn es gilt, die belastende Vergangenheit der zeitweiligen Kult- und Terrorstätte der SS sowie des Konzentrationslagers Niederhagen/Wewelsburg über Generationengrenzen sowie über örtliche Widerstände und Konflikte hinweg im kollektiven Gedächtnis der Gesellschaft historisch fundiert zu verankern.
Auf ganz aktuelle Ergebnisse konnte sich in der anschließend beginnenden 1. Arbeitssitzung Wolfgang Bockhorst (WAA) beziehen, der die Antworten auf einen im Januar 2005 an die 249 westfälisch-lippischen Kommunen versandten Umfragebogen zur Situation der jeweiligen Kommunalarchive auswertete. Bei einem Rücklauf von 60 bis 70 Prozent konnte er recht repräsentative Aussagen über die personelle und finanzielle Ausstattung sowie die und räumliche Unterbringung der Archive machen: Es zeichnete sich dabei ab, dass Archive mit geringer personeller und räumlicher Ausstattung auch technisch unterdurchschnittlich ausgerüstet sind. Hauptamtlich betreute Archive gebe es erst bei Kommunen mit einer Größe von etwa 20.000 Einwohnern. Je kleiner eine Kommune hingegen ist, desto eher treffe man dort auf neben- oder gar ehrenamtliche Archivare und desto vielfältiger und undurchsichtiger seien zugleich aber auch die Aufgaben der betreffenden Archive. Etatkürzungen bei Archiven aller Größenordnungen (bei Großstadtarchiven werde derzeit um fünf bis zwanzig Prozent gekürzt) würden die Archivarbeit zudem erschweren. Haushaltssicherungskonzepte hätten dabei, wie Bockhorst unterstrich, nur geringen Einfluss auf die Stellensicherung – im Gegenteil: Haushaltssicherung bedeute in der Regel Etatkürzung. Der Wind sei erheblich rauer geworden, resümierte Bockhorst seine Eindrücke aus der Umfrage und deutete an, dass vor dem Hintergrund der derzeitigen Entwicklung womöglich ein verstärktes Zugehen auf die Gründung von kombinierten „Instituten für Stadtgeschichte“ eine bedenkenswerte Alternative zu vielen herkömmlichen Ein- bis Zwei-Personen-„Miniarchiven“ sein könne.
Auf diese Art wären dann vielleicht auch die kommunalen Leistungserbringungen den vorhandenen Ressourcen anzupassen, wie es die Zielrichtung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements ist. Jürgen Storms von der mit dem NKF betrauten Hamburger Mummert Consulting AG erläuterte die Gründe für den doppischen Kommunalhaushalt sowie die finanztechnischen Abläufe des zum 1. Januar 2005 in Kraft getretenen NKF-Netzwerkes. Er wies dabei implizit und explizit darauf hin, dass es für die Archive bei der Beschreibung und Bewertung ihrer Produkte bzw. Leistungen darum gehe, die Grundlage für die geforderte „Output-Orientierung“ zu schaffen.
Ein sodann derart gerecht zu bewertendes Archiv könnte sich dann auch verstärkt der Ressourcengewinnung widmen, um die es im zweiten Teil der 1. Arbeitssitzung ging. Dabei informierte Bibiana Rintelen über die Sponsoring-Praxis ihrer Westfälischen Provinzial Versicherung AG (Münster), die vor allem eine Affinität zur Zielgruppe besitzen müsse – wodurch anwesende Archivare, die sich sogleich als solche entboten, jedoch weniger ins Blickfeld geraten. Clemens Graf von Looz-Corswarem (Stadtarchiv Düsseldorf) führte unterhaltsam und anschaulich in die zumeist pragmatisch durchgeführte Gewinnung personeller Ressourcen seines Archivs ein und erläuterte den Umgang mit und die Arbeitsorganisation von Werkstudenten, GzA-Kräften, Praktikanten, verwaltungsintern umgesetzten Mitarbeitern sowie ehrenamtlichen Kräften. Er zog ein insgesamt positives Fazit unter die langjährigen Erfahrungen des Stadtarchivs mit dem Einsatz von Hilfskräften und betrachtet diese ganz unterschiedlich veranlagten Personenkreise nicht nur als eine Chance für die Öffnung der Archive nach außen, sondern auch – ganz unprofessoral – für die Erweiterung des eigenen Horizontes! Die Sektion „Ressourcengewinnung“ beschloss Ferdinand Greitemeier von der Agentur für Arbeit in Paderborn mit einem bemerkenswert feinfühligen Einblick in die neuerdings gegebenen Möglichkeiten der Schaffung von „Arbeitsgelegenheiten“ auf der Basis von 1 Euro-Jobs. Er machte deutlich, dass es um einen verantwortungsbewussten Umgang mit diesem – zunächst von ihm wie von vielen anderen kritisch betrachteten – Instrumentarium der Beschäftigung von Arbeitslosen im Kontext von ALG II gehe – verantwortungsbewusst gegenüber den betroffenen Menschen wie auch gegenüber den zu erhaltenden Planstellen in Unternehmen und Verwaltungen.
Am Mittwochmorgen folgte die 2. Arbeitssitzung zu dem Themenbereich \“Rechtsfragen bei der Digitalisierung von Archivalien\“. Im ersten Vortrag referierte Anette Wohlgemuth (Münster) über die Erschließung, Digitalisierung und Internetpräsentation von Fotos am Beispiel des Westfälischen Kunstvereins. Das Archiv des Westfälischen Kunstvereins wurde 1977 dem WAA als Depositum übergeben. Im Hinblick auf das im nächsten Jahr anstehende 175-jährige Jubiläum des Kunstvereins wurde ein zweiter Teil übernommen, der u.a. ein umfangreiches Fotoarchiv umfasste. Die Referentin ging in ihrem Vortrag auf die nähere Zusammensetzung des Fotobestands und die Vorgehensweise bei der Erschließung ein, wobei sie auch das eigens für diesen Bestand definierte Erschließungsformular vorführte und die einzelnen Felder erläuterte.
Darüber hinaus wurde die technische Aufbereitung und Digitalisierung der Fotos, Dias und Negative thematisiert. Diese wurden mit einer relativ geringen, jedoch ausreichenden Auflösung eingescannt und in die Datenbank eingebunden. Im letzten Teil ihres Vortrags zeigte Frau Wohlgemuth die Schwierigkeiten bei der Veröffentlichung der Fotos im Internet auf. Da eine Darstellung der digitalisierten Fotos im Internet als Vervielfältigung anzusehen ist und die Verbreitung von Werken allein dem Urheber derselben zusteht, stelle die Präsentation vor allem der Fotos, für die kein Fotograf ermittelt werden könne, ein großes Problem da. Selbst von den bekannten Fotografen müsse vor der Veröffentlichung eine Genehmigung eingeholt werden. Daher werde zur Zeit für den Bestand des Westfälischen Kunstvereins \“nur\“ über eine eingeschränkte Nutzung mit Hilfe des Intranets für Recherchezwecke nachgedacht.
Der daran anschließende Vortrag von Rainer Polley (Archivschule Marburg) beschäftigte sich näher mit den Rechtsfragen bei der Benutzung und Präsentation von Online-Findmitteln und digitalisierten Archivalien. Polley führte zu Beginn seines Vortrags vor Augen, dass diese Fragestellung die Berücksichtigung einer Reihe von Rechtsgrundlagen erfordere. So seien das Telekommunikationsrecht, das Urheberrecht, das Archivrecht und das im BGB verankerte Eigentumsrecht an Sachen zu berücksichtigen. Die folgenden Ausführungen Polleys beschränkten sich auf die Vermittlung des vor allem betroffenen Urheberrechts. Dabei ging es schwerpunktmäßig darum, wann und wie lange ein Werk urheberrechtlich geschützt sei, bei wem das Verwertungsrecht für das Werk liege und welche Möglichkeiten bestehen, sich diese Rechte vertraglich zu sichern, sowie wann und in welcher Form die Vervielfältigung von Werken möglich sei. In der abschließenden Diskussion wies der Referent immer wieder darauf hin, gerade bei der Veröffentlichung von Bildern im Internet die Rechtslage gründlich zu prüfen.
Im Anschluss an die Sektion über neue Musteraktenpläne für Kommunalverwaltungen beschloss eine aktuelle Stunde mit weiteren archivrechtlichen, aber vor allem auch archivtechnischen Fragen den von rund 190 Teilnehmerinnen und Teilnehmern besuchten 57. Westfälischen Archivtag.
Claudia Brack/Jens Murken (Bielefeld)