Vom 16. bis zum 17. März 2004 fand in Brakel (Kreis Höxter) der 56. Westfälische Archivtag statt, der unter dem Generalthema ‚Verwahren, Erhalten, Nutzbarmachen‘ stand (Programm). Nach der Begrüßung der TeilnehmerInnen durch den Leiter des veranstaltenden Westfälischen Archivamtes, Prof. Dr. Norbert Reimann, folgten Grußworte des Bürgermeisters der Stadt Brakel, des Landrates des Kreises Höxter, seitens der Vereinigten westfälischen Adelsarchive und des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen. Dessen Präsident, Prof. Dr. Wilfried Reininghaus, nutzte die Gelegenheit des Grußwortes, um die Struktur und die Aufgaben der zum Jahresbeginn 2004 neugegründeten Einrichtung, zu der die bisherigen Staatsarchive als Abteilungen zählen, darzustellen.
Im vormittäglichen Eröffnungsvortrag, traditionell einem regionalgeschichtlichen Thema gewidmet, spürte PD Dr. Barbara Stambolis (Universität Paderborn) unter dem Thema ‚Des Krummstabs langer Schatten. Das Hochstift Paderborn als Geschichts- und Gedächtnislandschaft‘ der Frage nach, ob und wie weit der bis heute unter anderem im Marketing und in der Tourismuswerbung gebräuchliche Begriff ‚Hochstift‘ für das Paderborner Land tatsächlich der Identität der Bevölkerung entspreche. Dabei hob sie hervor, dass mit der Betonung der hochstiftischen Tradition im 19. Jahrhundert seitens der katholischen Kirche ein alternatives Identifikationsangebot gegenüber Staat und Nation konstruiert worden sei, das auch im 20. Jahrhundert gerade in gesellschaftlichen Umbruchphasen als Kompensation für Unsicherheiten gedient habe. Kritisch fragte sie an, ob sich in der Bevölkerung tatsächlich eine hochstiftische Identität herausgebildet habe oder ob die Identitäten nicht wesentlich kleinräumiger geprägt seien.
Die von Prof. Dr. Norbert Reimann moderierte 1. Arbeitssitzung am Nachmittag stand unter dem Thema \’15 Jahre Archivgesetz NRW – Bilanz und Perspektiven‘. Einleitend verwies er auf die Geschichte der Bemühungen um eine rechtliche Regelungen des Archivwesens durch die preußische Archivverwaltung seit den Anfängen des 20. Jahrhunderts und unterstrich, dass das 1989 verabschiedete Archivgesetz des Landes NRW im Gegensatz zu den früheren Entwürfen kein staatliches Aufsichtsrecht gegenüber kommunalen und privaten Archiven enthalte, sondern den Kommunen, bei Festlegung einer grundsätzlichen Archivierungspflicht für die Ausgestaltung der Aufgabenerfüllung freie Hand lasse. Außerdem betonte er den Zusammenhang zwischen den Diskussionen um Datenschutz und um informationelle Selbstbestimmung und der Verabschiedung der Archivgesetze des Bundes und der Länder in den 1980er Jahren, die den dauerhaften Zugang, insbesondere zu den Personen bezogenen Daten, hätten sichern sollen.
Diesen Gedanken griff Prof. Dr. Janbernd Oebbecke (Universität Münster, Kommunalwissenschaftliches Institut) in seinem Vortrag über die ‚Archivbenutzung in einem rechtlich veränderten Umfeld‘ auf und unterstrich, dass es das ausdrückliche Ziel des Archivgesetzes des Landes NRW (ArchG) von 1989 sei, den Zugang zu den Archiven sicherzustellen. Dieser sei zwar an rechtliche Beschränkungen gebunden, und es werde nach Benutzergruppen – abgebende Behörde, Betroffene, Dritte – unterschieden, im Grundsatz aber sei der Zugang zu den (kommunalen) Archiven aus grundrechtlichen und kommunalrechtlichen Erwägungen, insbesondere dem allgemeinen Zugang zu kommunalen Einrichtungen, nur aus sachlich gebotenen Erwägungen einschränkbar. Das Ziel der Zugänglichmachung von Verwaltungsschriftgut verbinde das ArchG mit dem jüngeren Informationsfreiheitsgesetz des Landes NRW (IFG) von 2002, das auf ein grundsätzliches Recht auf Akteneinsicht mit dem Ziel der demokratischen Kontrolle der Verwaltungen abziele. In der Benennung der Ablehnungsgründe sei es präziser als das ArchG, auch werde der Datenschutz gegenüber dem Informationsanspruch geringer gewichtet als in früheren Gesetzen. Abschließend ging der Referent auf die Widersprüche zwischen ArchG und IFG ein, die zu der kuriosen Situation führen könnten, dass Akten zwar während ihres Lebenszyklus in der Verwaltung Dritten zugänglich seien, nach Abgabe an das Archiv aber während der Sperrfristen durch Dritte nicht genutzt werden könnten. Oebbecke plädierte unter Verweis auf die Bestimmung des ArchG, das die Zugänglichkeit durch andere Rechtsvorschriften nicht einschränke, dafür, den BenutzerInnen der Archive ein Akteneinsichtsrecht entsprechend den weiter gefassten Regelungen des IFG zu gewähren.
In diese Richtung argumentierte auch Dr. Alexander Dix (Landesbeauftragter für Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht in Brandenburg), der hervorhob, dass dem Amtsgeheimnis in der öffentlichen Diskussion eine immer geringere Rolle beigemessen werde. Es sei gerade das Ziel der Informationsfreiheitsgesetze, eine stärkere Kontrolle des Verwaltungshandelns durch die BürgerInnen zu erreichen. Die Widersprüche zwischen Archivgesetzen und Informationsfreiheitsgesetzen verwiesen auf ein zweifaches Transparenzgefälle: Zunächst seien die Informationsfreiheitsgesetze deutlich zugangsfreundlicher, nach Ablauf der Sperrfristen wiesen jedoch die Archivgesetze die weitergehenden Zugangsrechte auf. Diese Unterschiede sollten seiner Meinung nach durch ein Informationsgesetzbuch gelöst werden, das die verschiedenen gesetzlichen Regelungen zusammenfasse. Dabei müsste das Archivgesetz allerdings als eigenständige Materie erhalten bleiben, weil es nicht nur den Informationszugang, sondern auch die wissenschaftliche Auswertung des archivwürdigen Schriftgutes regele. Abschließend rief er zu einem Bündnis von ArchivarInnen und Informationsfreiheitsbeauftragten auf, die gemeinsam für die allgemeine Zugänglichkeit auch der Metadaten, die dauerhafte Dokumentation aller wichtigen Verwaltungsprozesse, kurz gegen eine spurlose Verwaltung eintreten sollten.
In der anschließenden Diskussion wurde unter anderem danach gefragt, ob die Einsichtnahme in eine Verwaltungsakte nach dem IFG Auswirkungen auf deren Archivwürdigkeit habe und ob Archive die Zugänglichkeit von Akten vor ihrer Erschließung sicherstellen müssten, wenn die Sperrfristen entfielen. Ebenso wurde die Frage diskutiert, ob von den Archiven eine Angabe über den Benutzungszweck verlangt werden könnte, wobei sich sowohl Prof. Dr. Reimann als auch Prof. Dr. Oebbecke für eine Freiwilligkeit dieser Angabe aussprachen.
Im abschließenden Referat der 1. Arbeitssitzung berichtete Manfred Müller (Bürgermeister der Stadt Lichtenau, Kreis Paderborn) aus der Sicht einer kleinen Kommunalverwaltung – Lichtenau hat ca. 11.000 Einwohner – über die Bedeutung und Funktion des Archivs. Vor allem zwei Aufgaben hob Müller hervor: die Ordnung und Bewertung der vorhandenen kommunalen Überlieferung sowie die Dokumentation der Ortsgeschichte. Zu diesem Zweck hat die Stadt Lichtenau eine Verwaltungsangestellte mit 50% ihrer Arbeitszeit mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer Archivarin beauftragt, worin sie vom Kreisarchiv Paderborn und vom Westfälischen Archivamt fachlich unterstützt wird. Ausdrücklich hob der Referent hervor, dass es darum gehe, das vorhandene Interesse an Heimatgeschichte zu nutzen, um die Akzeptanz des Archivs in der Öffentlichkeit zu stärken und dass Vereine aufgefordert werden sollten, ihr Schriftgut dem Archiv als Depositum anzubieten. Den Blick der Archive in die Geschichte will der Bürgermeister ausdrücklich nicht als Selbstzweck verstanden wissen. Vielmehr könnten die Archive aus der Beschäftigung mit der Vergangenheit Impulse auch für aktuelle Fragen geben und einen Beitrag zur Zukunftsgestaltung des ländlichen Raums leisten.
Im weiteren Verlauf des Nachmittags trafen sich die TeilnehmerInnen des Westfälischen Archivtags in vier Arbeitsgruppen, die sich mit der ‚verwaltungsinternen Öffentlichkeitsarbeit als archivischem Arbeitsfeld‘, der ‚Kooperation mit Schulen‘, den Beziehungen zwischen ‚Stadtmarketing und Archiven‘ sowie der Sammlungstätigkeit beschäftigten.
In der Arbeitsgruppe ‚Archive und Schulen‘ berichtete zunächst Dieter Klose (Staatsarchiv Detmold) über seine Tätigkeit als Archivpädagoge im Spannungsverhältnis zwischen den Erwartungen der ArchivarInnen, der LehrerInnen und der SchülerInnen. Insbesondere hob er hervor, dass SchülerInnen wie LehrerInnen wichtige Multiplikatoren seien, deren Betreuung durch die Archive keineswegs vernachlässigt werden dürfte, auch wenn die Fragestellungen häufig von einem unbefangenen Herangehen an die archivische Überlieferung zeugten. Ausdrücklich betonte Klose, dass die Archive ein wichtiger außerschulischer Lernort für den Geschichtsunterricht seien, an dem entdeckendes Lernen in besonderer Weise realisiert werden könne. Gerade der Umgang mit Originalen ermögliche, über die Aneignung von Inhalten hinaus, auch den von den Lehrplänen geforderten Erwerb von Methodenkenntnissen. Allerdings werde ein Besuch von SchülerInnen im Archiv nur gelingen, wenn sich die ArchivpädagogInnen und in kleineren Archiven die ArchivarInnen als Lotsen verständen, die Hilfestellung leisteten, im unübersichtlich scheinenden Meer der Akten zum Ziel zu kommen. Gisela von Alven (Fachberaterin für Geschichte bei der Bezirksregierung in Detmold und Geschichtslehrerin an einem Bielefelder Gymnasium) stellte in ihrem Vortrag die Grundzüge und Ziele der Lehrpläne Geschichte für die Sekundarstufen I und II in Nordrhein-Westfalen vor, die nicht von einem Wissenskanon, sondern von einer Lernprogression hin zu einem reflektierten Geschichtsbewusstsein ausgingen. Insbesondere in der Sekundarstufe II sei Regionalgeschichte als ein Lernfeld verpflichtend vorgeschrieben, das in besonderer Weise Handlungsorientierung und entdeckendes Lernen fördern könne. Auch seien die Archive als Lernort ausdrücklich erwähnt. Wegen der fortgeschrittenen Zeit verzichtete die Moderatorin der Arbeitsgruppe, Dr. Susanne Freund (Institut für vergleichende Städtegeschichte, Münster), auf ihren Vortrag über den Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten und gab die Diskussion frei, in der von archivarischer Seite die häufig fehlende Vorbereitung und Vorabsprache von Besuchen von SchülerInnen in den Archiven bemängelt wurde.
Die Arbeitsgruppe ‚Stadtmarketing und Archive‘ fand unter der Leitung von Michael Gosmann (Stadtarchiv Arnsberg) statt. In seinem Einführungsreferat stellte er die Einbeziehung seines Archivs in die polyzentrale „Stadtteilarbeitarbeit“ vor Ort – Stadtteile Arnsberg, Neheim und Hüsten – vor. Die geplante Unterbringung des Archivs in den Westflügel des ehemaligen Klosters Wedinghausen (Arnsberg) wurde als Attraktivitätssteigerung eines bisher „verlorenen Ortes“ näher vorgestellt. Das Archiv werde auf diese Weise zu einem Element des Stadtmarketings. Die sich anschließende Diskussion beschäftigte sich mit den Möglichkeiten des Archivs, sich über die Funktion als Lieferant von stadtgeschichtlichen Informationen hinaus sowohl bei der Identifikationsstärkung nach innen als auch bei der Werbung nach außen zu beteiligen. Als Beispiele wurden genannt: die Beteiligung bei dem geschichtlichen Teil der Ausbildung von StadtführerInnen, die Mitwirkung bei Objektbeschreibungen, bei Stadtplanungsprojekten und Workshops und die Zusammenarbeit mit Heimat- und Geschichtsvereinen. Es wurde darauf hingewiesen, dass das Stadtmarketing gegebenenfalls als Sponsor des Archivs mit Zuschüssen fungieren kann. Insbesondere in Städten mit historischer Überlieferung und Identität sei zu überlegen, ob nicht die Archive im Bereich des Stadtmarketings ein strategisches Management betreiben sollten, um bestimmte Ziele, zum Beispiel die Verbesserung des eigenen Images, anzustreben.
Im Mittelpunkt der 2. Arbeitssitzung am folgenden Vormittag, moderiert von Dr. Mechthild Black-Veltrup (Staatsarchiv Münster), stand die Thematik ‚e-Government und Archive‘. Die Moderatorin stellte dem aus Sicht der Bürger erheblichen Vorteil der erleichterten Kommunikation mit den Verwaltungen den Nachteil größerer Gefahren für die Sicherheit der Daten gegenüber. Aus archivarischer Sicht wies sie darauf hin, dass die Einführung von e-Government Konsequenzen für die Aktenbildung in den Verwaltungen habe, die eine frühzeitige Beteiligung der Archive an Überlegungen zur Einführung elektronsicher Verwaltungsverfahren erforderten.
Dr. Lutz Gollan (Städte- und Gemeindebund NRW) stellte im einleitenden Vortrag für die Arbeitssitzung das ‚Gemeinschaftsprojekt e-Government NRW‘ vor, an dem zwölf Kommunen unterschiedlicher Größe, der Städte- und Gemeindebund sowie die Firma Microsoft Deutschland für die Software-Entwicklung und die Bertelsmann-Stiftung beteiligt gewesen seien. Eingebunden in das Projekt waren darüber hinaus die kommunalen Rechenzentren als Dienstleister für die Kommunen. Im Rahmen des Projektes seien für die Teilbereiche Baugenehmigung, Bauleitplanung, Gewerbe, Melderegisterauskunft, Personenstand, Zahlungssysteme, Müllgebühren und Ratsinformationssysteme anwendungsfähige Verfahren entwickelt worden, die jeweils in einigen der beteiligten Kommunen zum Einsatz kämen. Allerdings hätten sich auch im Verlauf des Projektes Schranken gezeigt, die sowohl in den noch fehlenden Rechtsgrundlagen und den engen finanziellen Spielräumen zu suchen seien, aber auch in der Abhängigkeit der Projekte zum Engagement einzelner Personen und der mangelnden Berücksichtigung neuer organisatorischen Anforderungen an die Verwaltungen lägen. Auf der Basis der Ergebnisse des Projektes, so Dr. Gollan, sei ein e-Government Starterkit entwickelt worden, dass den Mitgliedskommunen des Städte- und Gemeindebundes kostenlos angeboten werde. Das Starterkit besitze ein modulare Struktur, sodass die Kommunen die für sie interessanten Elemente auswählen könnten, und könne als shared source von den Kommunen ihren Bedürfnissen entsprechend weiter programmiert werden. Auf Nachfrage führte Dr. Gollan aus, dass die Archive von der Projektstruktur her nicht beteiligt gewesen seien, zumal man der Auffassung gewesen sei, dass über die Beteiligung von den Kommunen selbst entschieden werden müsse.
Auf einen Spezialaspekt des e-Government, die digitale Signatur, ging Dr. Gudrun Klee-Kruse (Nottuln) ein. Ziel der digitalen Signatur sei es, auch im elektronischen Schriftverkehr die Integrität und Authentizität der Schreiben sicherzustellen. Nach einer Darstellung der verschiedenen Formen der digitalen Signatur und der Funktionsweise von Verschlüsselung und Entschlüsselung verwies sie auf Probleme bei der Archivierung der digitalen Signaturen, deren Nachprüfbarkeit zeitlich begrenzt sei. Danach fehle dann die Möglichkeit die digital signierten Dokumente erneut zu öffnen. Daher plädierte sie für eine langfristige Verfügbarkeit der Verschlüsselungszertifikate, die neben den Dokumenten archiviert werden müssten. Das sei umso dringlicher als eine Transformation in andere Formate oder auf andere Träger die Signaturen ungültig machen könne. Der Entwurf für die Novelle des Verwaltungsverfahrensgesetzes sehe daher vor, dass Ausdrucke gefertigt werden sollten und die digitale Signatur beglaubigt werden müsse.
Andreas Kratz M.A. (DISOS GmbH, Berlin) berichtete über ein Projekt der elektronischen Archivierung von Kreditakten für die Deutsche Bank. Für die langfristige Archivierung hob er die Notwendigkeit der Konversion von Dokumenten in Standartformate oder der Emulation hervor. Das ermögliche zwar eine Lesbarkeit der Dokumente über den Wechsel von EDV-Systemen hinweg, löse aber nicht das Grundsatzproblem, dass bei der elektronischen Archivierung ein dauerhaftes Speichermedium wie Papier oder Mikrofiche nicht vorhanden sei.
Abschließend berichteten Susanne Harke-Schmidt (Stadtarchiv Kerpen) und Martina Zech (Stadtarchiv Wesseling) über die Beteiligung der Arbeitsgemeinschaft der ArchivarInnen des Rhein-Erft-Kreises an der Einführung von für die Schriftgutverwaltung relevanten EDV-Verfahren. Sie strichen heraus, dass es für die Archive wichtig sei, von sich aus auf die EDV-Abteilungen ihrer Verwaltung und auf die kommunalen Rechenzentren zuzugehen. Nur so könne sichergestellt werden, dass archivische Belange bereits bei der Einführung neuer Verfahren berücksichtigt werden könnten. Offensichtlich ist es durch das offensive Herangehen der ArchivarInnen tatsächlich gelungen, auch bei den EDV-Verantwortlichen ein Problembewusstsein für die Belange der Archive zu wecken.
Mit einer aktuellen Stunde, einem Stadtrundgang durch den historischen Ortskern von Brakel und einer Exkursion zum Schloss Rheder ging der Archivtag zu Ende.
Autor: Eckhard Möller (Stadtarchiv Harsewinkel) unter Mitarbeit von Stephan Grimm (Stadtarchiv Gütersloh), 21.3.2004
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