Die Einladung zum ersten gesamtösterreichischen Treffen der Archivarinnen und Archivare der katholischen Ordensgemeinschaften und selbstständigen Einzelklöster sprachen die Superiorenkonferenz der männlichen Ordensgemeinschaften in Österreich sowie die Vereinigung der Frauenorden Österreichs aus. Die Initiative ging von einer, seit einigen Jahren bestehenden informellen Arbeitsgruppe aus, welche auch die Vorbereitung übernahm. Die Tagung wollte einen ersten Schritt zur Gründung einer Arbeitsgemeinschaft setzen. Diese war dem Vorbereitungsteam, dem die Verfasserin dieses Berichts angehörte, besonders im Hinblick auf die spezielle Archivsituation der österreichischen Klöster ein wichtiges Anliegen, verfügen dieselben doch über bemerkenswerte historische Bestände: allein über 40 österreichische Klosterarchive haben bis heute einen Mittelalterbestand. Ein wichtiger Impuls zum Zustandekommen der Tagung ging von P. Laurentius Koch OSB (Abtei Ettal) aus, dem ehemaligen Vorsitzenden der Arbeitsgemeinschaft deutscher Ordensarchive. Er nahm lebhaften Anteil an den Vorbereitungsarbeiten und sicherte sein Kommen zu, er verstarb jedoch plötzlich und unerwartet am 29. März 2003 (Bericht). Die Tagung stand im Zeichen seines Andenkens.
Im einleitenden Impulsreferat gab Univ. Prof. DDr. Floridus Röhrig CanReg., Archivar des Augustiner-Chorherrenstiftes Klosterneuburg, einen Überblick über die österreichische Ordensarchivlandschaft. Er führte markante Unterschiede in den Beständen der Archive der großen Stifte der „alten Orden“ und jener der „jüngeren“ Ordensgemeinschaften mit ihrer Einteilung in Provinz- und Hausarchive an. Weiters hob er die besondere Bedeutung der Archivarbeit in den Orden hervor und die Notwendigkeit, ihr Image – auch innerhalb der Orden selbst – zu verbessern.
Danach präsentierten Mag. Günter Katzler (Herzogenburg) und Dr. Christine Schneider (Wien) die Auswertung eines Fragebogens, der in Vorbereitung der Archivtagung an alle Ordensgemeinschaften in Österreich ergangen war. Von den 226 Bögen (138 Frauen- und 88 Männerorden bzw. -kommunitäten) wurden rund die Hälfte (109) ausgefüllt retourniert. In 57 Fragebögen wurde die Frage nach dem Vorhandensein eines Archivs bejaht, acht Mal wurde angegeben, ein solches sei in Planung. Ergänzend muss hinzugefügt werden, dass der Begriff des „Archivs“ einige terminologische Unsicherheiten barg und auch Angaben eingingen, nach denen zwar kein Archiv vorhanden sei, jedoch die „alten Akten“ in einem Kasten gut verwahrt lägen. Der Fragebogen enthielt Erhebungen zu den Bereichen „Archivar/in und Archivpersonal“, „Größe und Ausstattung des Archivs“, „Lagerung“, „Ordnung“, „Benutzung“, „Bedeutung und Vernetzung des Archivs“ und „Wünsche und Anliegen“. Ein prägnantes Ergebnis war, dass nahezu alle ArchivarInnen diese Tätigkeit nur nebenbei ausüben. Die überwiegende Mehrheit sind Ordensangehörige und Autodidakten, nur im seltensten Fall gibt es angestelltes Fachpersonal, doch verschiedentlich ehrenamtliche MitarbeiterInnen. Lediglich ein Drittel bezeichnete die Archivbestände als „geordnet“, in mehr als der Hälfte der Archive gibt es Verzeichnisse nur für einzelne Bestände. Dieser Befund trifft auf die historisch reichhaltigen Stiftsarchive der Männerklöster ebenso zu wie auf die meist wesentlich jüngeren Archive der neueren Frauenorden. Bemerkenswert erscheint weiters, dass ein Großteil der Archive auch bereits Schriftgut des 21. Jahrhunderts verwahrt, also Registraturfunktionen übernimmt. In Österreich besteht schon seit 1976 eine „Arbeitsgemeinschaft der DiözesanarchivarInnen Österreichs“, von der Dr. Thomas Aigner, Diözesanarchivar in St. Pölten und derzeitiger Vorsitzender der ARGE, in seinem Referat berichtete. Auch Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zwischen Diözesan- und Ordensarchiven wurden dabei angesprochen. Über Geschichte und Aufgaben der „Arbeitsgemeinschaft der deutschen Ordensarchive“ (AGOA), die 1997 gegründet wurde und heute 164 Ordensgemeinschaften als Mitglieder hat, referierte das Vorstandsmitglied Dr. Clemens Brodkorb, Archivar der Jesuiten in München.
Mag. Helga Penz, Mitarbeiterin des Archivs der österreichischen Provinz der Gesellschaft Jesu in Wien sowie des Archivs des Augustiner-Chorherrenstiftes Herzogenburg in Niederösterreich, stellte das Projekt „Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs“ vor und schlug dabei, in Anlehnung an die Statuten der AGOA, folgende Aufgabenbereiche vor:
- Förderung von Erfahrungsaustausch und Zusammenarbeit
- Beratung, Hilfestellung und Service
- Abstimmung gemeinsamer fachlicher und rechtlicher Interessen und Erstellung diesbezüglicher Empfehlungen und Vorlagen
- Vertretung der Interessen der Ordensarchive im kirchlichen und öffentlichen Bereich
- Angebote zur Grund- und Weiterbildung
- Entwicklung, Umsetzung und Mitarbeit in Projekten zur fachlichen und wissenschaftlichen Bearbeitung der Ordensarchive und ihrer Bestände
In den Arbeitskreisen der Archivtagung wurden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern verschiedene Anliegen formuliert. Als eine der vordringlichsten Aufgaben wurden vor allem zwei Dinge angesehen: Zum einen sollen Richtlinien für Bewertung und Skartierung erstellt werden, die die Dachverbände der Ordensgemeinschaften als Empfehlungen für ihre Mitglieder aussprechen. Zum
anderen wird ein Angebot der Aus- und Weiterbildung gewünscht, in denen den Archivarinnen und Archivaren ein Rüstzeug für das konkrete Arbeiten an die Hand gegeben werden soll. Zahlreiche Konvente äußerten auch den Wunsch nach Fachberatung vor Ort, also nach einer, an die spezielle Archivsituation angepassten Anleitung. Als wichtiger Punkt wurde auch der EDV-Einsatz im Archiv angesprochen. Gerade in diesem Bereich wurde Erfahrungsaustausch, Zusammenarbeit und fachliche Beratung als besonders wichtig erachtet.
Das von rund 60 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus über 40 der 220 verschiedenen Orden bzw. Klöster besuchte Treffen der Ordensarchivarinnen und -archivare endete mit der Bestellung eines Komitees, welchem die Aufgabe übertragen wurde, Statuten für eine „Arbeitsgemeinschaft österreichischer Ordenarchive“ auszuarbeiten und eine Archivtagung im nächsten Jahr vorzubereiten.
Quelle: Tagungsbericht zum Tag der österreichischen Ordensarchive am 30. Mai 2003 in Wien von Helga Penz, Jesuitenarchiv Wien, in: „archivliste“, 29.7.2003
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